30代

任せてほしいときの言葉がけ

233 4 2024.5.7 21:51

事務室内に4人いる環境で働いています。
任期があるお仕事で、3月末に2名退職し、4月から新しく2名が配属されました。そのうちの1名をAさんと呼びます。

私は主にAさんに教えることが多いのですが、Aさんがとにかくなんでも「自分でしようとする」人で、少し困っていました。
積極的なこと、困ったら助けを求められることはとても素晴らしいことだと思うのですが、自分の仕事でいっぱいいっぱいなときでも別の仕事を抱えようとするので、「大丈夫ですよ(私がしますよ)」と言うのですが、もしかして私が「自分でしたい」だけなのでは？と最近思えてきました。

新人のAさんにもっと「お願いします」と言えたほうが、Aさんも嬉しく、仕事も覚えてもらえるのでは？私は「自分の仕事」がなくなるのを恐れているだけなのでは？と、自分の身勝手さに落ち込んでいます。

ですが、Aさんが「します」ということを本当にすべてお願いしていたら、Aさんにばかり負担がかかってしまうので、それも嫌だなと思っています。
「みんなでするお仕事」であること、「忙しいときは自分のたまっているお仕事を優先してほしい」ことは伝えましたが、それでも「私が取り上げなければいけないお仕事」は発生してくると思います。(Aさんばかりが対応することで「Aさんの仕事」のようになってほしくないからです)
そんなときにどんな言葉で「私がするので大丈夫です」とお伝えすれば、Aさんの積極性を肯定しつつ、気持ちよく私にお仕事を任せてもらえるのでしょうか。

わかりにくい文章で申し訳ございません。
ご教示、または考え方へのご指摘等いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。

回答一覧

2024.5.7 22:29
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メンターまるん 50代女
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てまりさん
こんにちは

メールを拝見していて、たまりさんは、とても優しい方だなと思いました

大抵は、新しい方にもっと強く当たってしまいそうに思いますが、てまりさんは、むしろご自身のことを省みるようなお考えで、すごいと思いました

さて、では実際、どのようにしていったらよいのか…と考えると、まず、仕事の初めに、分担が決められれば、お互いに少しは楽になるのかなと思いました

ここはお任せする、ここは、こちらの仕事…というように…初めに明確にすることで全体の仕事量もはっきりし、不公平感はなくなると思うのですが、いかがでしょうか

何分、仕事の具体的な内容が分かりませんので、見当はずれだったらすみません

いずれにしても、ある程度、分担制にして、途中で修正し、互いに手伝う…という感じになればよいですね

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- 2024.5.9 21:28
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  てまり 30代
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  まるんさん
  相談に乗っていただきありがとうございます。
  自分で考えているだけだと「私はなんてだめなんだろう」と落ち込んでいたので、そんな風に言っていただけると思わず、とても嬉しかったです。
  
  お仕事についてですが、それぞれの担当を持ちつつ、メールや電話、窓口や業者は全員で対応する、というような運用がされています。
  閑散期は事務室内の人数も減るので、全員がわかっていてほしい仕事内容ではあるのですが、閑散期前までは担当制のような形でもいいのかなと思えました。
  「今日は○○をする(○○をしない)」ということが決まっていたほうが、Aさんも仕事に集中できるかもしれません。
  
  なかなかひとりで考えていると気づけないことも多いので、相談させていただいて視界が広がったような感覚です。
  一緒に考えていただける方がいるというのは、心強いですね。
  ありがとうございました！
  
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2024.5.8 11:05
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メンター midori 30代
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てまりさん、こんにちは。midoriと申します。ご相談ありがとうございます。

てまりさんのご相談を読んで、とても新人思いのお悩みだなと感じ、こんな方の下で仕事がしたかったなと思いました。Aさんもとても前向きな方ですね。その中でどうすればAさんのやる気を削がず、かつ適切なバランスの仕事を割り振れるのか、とても悩ましいですよね。

Aさんもきっと早く一人前になりたいという思いからたくさん仕事を請け負おうとされているのだと思いますが、ご相談の内容からするともともと抱えている仕事が終わり切る前に仕事を請けようとされているのですよね？それによって残業が発生したり、仕事の進捗に遅れがでてしまったりということはないでしょうか。もしそのような様子があれば、今はもともと持っている仕事を優先するようにお伝えするだけで良いと思います。

ただ、そこまでではないけどなんとなく負担が偏っているなという状況の場合、判断がむずかしくなりますよね。以前私も似たようなことで悩んだことがあり、当時の上司に相談したところ、以下のようなアドバイスを受けたことがあります。

・業務時間内、期限内に終わる量に抑える
→基本的に残業にならない、仕事を持ちすぎて期限に間に合わなくなるような分担にしない
・なぜその仕事を割り振るのか、目的を明確にする
→一時的なものではなく、後々任せたい仕事を優先する
・本人の希望を汲む
→状況によりけりですが、選べるなら本人がやりたい仕事を割り振る

また一つの仕事の中でも、例えばどこかに提出する書類を作成するとして、書類の作成のみ行ってもらい、あとの確認作業や提出作業をてまりさんが行うのか、それとも一貫してすべて新人の方にやってもらうのかなど、責任の所在をどこにおくかで分担の仕方が変わってくるかと思います。これも、後々どのような役割で仕事を回していきたいのかによって変わってくると思いますので、てまりさんの裁量で一度整理されてみるのはいかがでしょうか？

その上で、Aさんが必要以上に仕事を引き受けようとされた時に、Aさんに期待する仕事の役割や責任範囲から、今はここまでやって欲しい、という説明をすることでお互いに明確な線引きができるかと思います。

実際にやるのはとても大変ですが、もし参考になりましたら幸いです。

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- 2024.5.9 21:15
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  てまり 30代
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  midoriさん
  相談に乗っていただきありがとうございます。
  私の気持ちがずっと新人のままなので、新しい方にも不便や不安がないといいなという一心です…
  
  具体的なアドバイスをありがとうございます。
  特に「本人の希望を汲む」というのは全く頭になかったので、お仕事の得意不得意は伺ってみてもいいかもしれません。
  「今はここまでやってほしい」ということも、なかなか伝えられていなかったので、勉強になりました。
  
  私自身、相談するのが苦手で、今回もとても迷ったのですが、相談させていただいたことで本当に荷物が軽くなったように感じています。
  寒暖差がある時期ですので、midoriさんもお身体にはくれぐれもお気遣いください。
  ありがとうございました！
  
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